经济合同管理制度及合同会签流程
经济合同管理制度及合同会签流程
为进一步加强和规范经济合同管理工作，维护医院正当权益、保护医院利益和规避合同风险，促进医院在医疗、教学、科研对外经济合作活动的开展，规范经济合作行为，确保合同履行质量，根据卫生厅转发卫生部《关于进一步加强经济合同管理工作的通知》、《中华人民共和国合同法》、《卫生系统内部审计工作规定》及其他有关法律法规的规定，结合医院的实际情况，制定本制度。
一、总则
1、本管理办法的适用范围：医院各职能部门、临床科室与外单位以江西中医药大学附属医院名义签订的经济、医疗、科学研究等合作的所有经济合同。
2、医院经济合同管理的内容包括：相关部门职责、分工与权限；合同签订、合同履行、合同监督和合同档案管理。
二、职能部门经济合同管理的分工
1、医院根据业务类型对经济合同进行分类，授权各相关职能部门负责对其业务范围内的经济合同实行归口管理，重大合同项目由院办统一登记编号，并且将经济合同编号标注于经济合同首页右上角，以便于管理。
2、各职能部门具体负责的经济合同业务为：
（1）人事科负责医院人事合同、劳动合同的管理；
（2）器械科负责医疗设备采购、医用耗材采购及维修等合同的管理；
（3）药剂科负责药品采购合同的管理；
（4）财务科负责金融业务往来合同的管理；
（5）后勤管理、基建科负责基建、修缮、零星维修、后勤物资采购、服务等合同的管理；
（6）科教科负责各类专业培训、科研、科技成果转让等合同的管理；
（7）院办负责对外合作项目合同的管理；
（8）牵头职能部门负责经济合同的协调工作；
其他未列明的合同原则上按管理职能归属相关科室管理。
三、合同签订与履行的管理
1、医院所有对外经济合同必须根据《中华人民共和国合同法》、《卫生系统内部审计工作规定》等规章制度及国家相关法律、法规和政策，并遵照医院的有关规定进行签订，确保医院的合法权益。
2、各职能部门对所管理的经济合同的真实性、合法性、合理性负责，并在合同签订过程中履行以下职责：
（1）负责审查合同的主体资格及资信状况。具体包括：
A营业执照。查看签约对方的工商营业执照副本年检章原件，并保留盖有该法人公章的工商营业执照副本复印件，重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况等；
B从事合同项目的资质证明等，在经济合同项目需要的情况下，向对方索取相关资质等资料；
C合同他方的法人代表身份或法人代表授权委托书；
D必要时要求合同他方提供主要的财务报表以及其从事相关业务的业绩证明材料。
（2）负责起草或审核合同草案，对经济合同基本条款的完备情况进行审查。一般包括合同他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等；物资、设备等经济合同应注明物资、设备名称、技术、参数标准和质量、数量、价格、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方式、保修范围及期限、违约责任、履行期限等。
（3）经济合同的谈判。组织相关人员与合同他方进行合同谈判，经济合同谈判须由业务主管部门负责人与业务经办人员共同参加，不得一个人单独与对方洽谈经济合同；业务主管部门负责人认为必要时，经请示分管副院长同意后，可邀请财务科、审计科、监察室派员一同参加洽谈；重大合同项目（指合同金额在100万元以上或合同期限在5年以上的合作项目）需按医院要求组成项目小组，项目小组由主要领导或授权分管领导任组长，成员由纪检、监察、财务、审计等相关科室人员组成，项目小组对合同条款进行把关，洽谈结果须报党委办公会或院长办公会审定。
（4）负责或协助处理合同纠纷。
（5）负责签订补充合同或变更合同。
3、合同初稿由职能部门起草后，经财务、审计、监察等各相关部门会签、定稿，必要时应征询法律顾问意见。定稿后的合同，由职能部门按权限报相关领导审批或组织签订，重大经济合同报院长审批。各类合同的补充及变更照此程序办理。
4、合同的签署采取授权签署制，5万元以下由部门负责人签署，5-30万元由分管领导签署，30万元以上由医院法人签署；非法定代表人签订的合同须持有法定代表人授权签署的《授权书》；未经医院法定代表人授权，医院任何科室或个人不得擅自代表医院签订任何经济合同。
5、对外经济合同一经签订，职能部门负责跟踪落实合同的执行情况，并监督合同他方履行合同义务，及时向分管院领导报告异常情况，确保合同条款的履行，重大合作项目须每年检查合同落实情况。
四、印章、合同档案和合同备案的管理
1、各职能部门在订立、变更、解除合同时，必须按规定使用医院合同专用章。使用合同专用章时须附“经济合同会签表”原件，该原件由院办管理。
2、合同签订份数视实际情况确定，合同签订完毕，正本合同由主管部门保管，如涉及款项结算事项的，必须有一份合同交财务科作为款项结算的依据。对外签订的重大合同项目本院需持三份，由医院办公室、财务科、业务主管部门各保留一份原件。
3、各职能科室按照合同的分工管理指定专人负责合同相关资料的分类、整理、立卷、归档工作。
4、部门保管的合同档案保管期限的划分：
（1）执行期在10年以上（含10年）的合同，合同档案保存期限为合同期满后10年；
（2）执行期在10年以下5年以上(含5年)的合同，合同档案保存期限为合同期满后5年；
（3）执行期在5年以下1年以上(含1年)的合同，合同档案保存期限为合同期满后3年；
（4）执行期在1年以下的合同，合同档案保存期限为合同期满后2年。
五、合同检查及责任追究
1、医院成立由院办、监察、财务和审计等部门组成的合同检查工作小组。院办负责牵头与组织协调，采取定期检查与随机抽查相结合，对医院各部门所管理的经济合同执行情况进行检查监督，对违反本办法的部门和科室进行责任追究。
2、未按本办法规定报批、审核、备案，擅自对外签订经济合同给医院造成经济损失或不良影响的，负责签订合同的人员须承担相应的经济和法律责任。
3、科室或个人在合同签订或执行过程中玩忽职守、徇私舞弊、索要财务或收受贿赂，医院视情节严重按照有关规定进行责任追究和处理；构成犯罪的，移交司法机关处理。
六、合同签订流程
申购科室或职能管理部门拟订合同----审计科、财务科或器械科等职能科室审核----分管院长审核----必要时征询法律顾问意见----医院法人代表签章（或按授权签署规定签章）----医院盖章----经济合同执行。
